药房库存（入库 · 出库 · 盘点 · 台账）操作指引

01功能概览

药房库存解决三个问题：药还在不在、什么时候过期、账上对不对。系统用入库单、出库单、盘点单三类单据驱动库存，处方发药也会自动扣减，所有变动都能查到单据与操作人。

1三类单据管进销存

进货用入库单，报损退货调拨用出库单，月底核对用盘点单。库存不靠手工改数，改数必须有单据。

2批次与效期到盒

同一药品的不同批号分开记账，扫码入库自动带出批号、生产日期与有效期，近效期可提前预警。

3台账可查可打印

购进验收、养护、近效期、中药装斗等法定台账在系统内登记，可直接打印签字归档。

提示库存的第一位是药品档案：档案里的规格、包装、单位不准确，入库、发药、盘点的数量都会跟着错。建档方法见「药房药品建档与追溯码入库操作指引」。

02视频演示

药房库存操作讲解 · 时长约 1 分 37 秒（建议全屏观看，手机上可横屏）

视频里依次演示了下面四段内容，可以对照后面的分步操作看：

入库、出库、盘点三类单据

库存只用三类单据驱动：入库、出库、盘点。要改数必须先有单据。
核对批次效期后提交入库

扫码快速入库或新增入库，逐行核对药品、数量、批号和有效期，提交后库存才正式入账。
出库与盘点差异调整

报损、退货、调拨走出库单；盘点逐个录实盘数量，差异提交后自动调整并统计盘盈盘亏。
预警、台账与负库存

库存预警与近效期在药品列表单独筛出，法定台账在药房台账登记打印，负库存预警要当天处理。

03启用前的准备

1. 先把药品档案建准

路径：药房 → 药品管理（中药在药房 → 中药管理）。重点核对：药品名称、规格、包装单位、换算关系、进价与售价、是否拆零。档案不准，库存一定不准。

2. 维护供应商

路径：药房 → 供应商管理。入库时要选供货单位，建议按随货同行单的供货单位全称建档，便于购进验收台账追溯。

3. 设置库存配置

路径：系统设置 → 库存配置。这里决定库存怎么算、什么时候提醒：

配置项	说明
库存预警数量	按品类分别设置下限，默认西药 10、中成药 10、中药饮片 200、中药颗粒 20、中药贴敷 3，低于下限即进入预警。
效期预警	默认提前 6 个月提醒近效期，可按机构管理要求调整。
无库存销售	默认关闭。开启后库存不足仍可收费，库存会被扣成负数，后续入库自动冲正；注意无库存销售单据不支持医保结算。
按追溯码扣批次	默认关闭。开启后，已采集追溯码的药品按追溯码所属批次扣减，未采集部分仍按近效期优先。
追溯码管理	默认开启。关闭前请确认本机构不再需要追溯码上传与批次对应。

注意「无库存销售」与「按追溯码扣批次」均会改变库存口径，开启时系统会二次确认。开启前必须先完成一次实物盘点，确保账面与实物一致，否则负库存与批次差错会一直滚下去。

4. 建立期初库存

第一次上线时用初始化入库把现有药品一次性入账：入库类型选「初始化入库」，按实物逐一录入批号、有效期与数量。不要用采购入库做期初，否则报表上会多出一笔采购金额。

5. 分配权限并准备打印

药房岗位需要：药品管理、入库管理、出库管理、盘点管理、药房台账、追溯码管理。入库单、盘点表、台账都需要打印签字，请提前在打印配置里选好打印机。

04流程总览

药房

建药品档案

药品管理 / 中药管理

›

药房

维护供应商

供货单位建档

›

药房

入库

采购 / 初始化 / 调拨

›

系统

库存与批次

批号 + 效期记账

›

系统

发药扣减 / 出库

处方扣减、报损退货调拨

›

药房

盘点与台账

月盘、差异调整、登记归档

分支调拨：门店之间调药，用调拨入库与调拨出库配对，接收门店要选对，否则两边库存都不对。

分支报损：破损、过期、召回走报损出库，必须填写原因，过期药品建议同时登记近效期台账。

限制 追溯码：开启追溯码管理后，拆零销售与整盒销售的采集口径不同，扫码前请确认药品档案的包装设置。

05状态说明

单据	状态	谁来操作	含义与可执行动作
入库单	已保存	药房	草稿状态，可继续加商品、改数量、删除行，可重复保存。
入库单	已提交	药房	库存已入账。此时单据是否可改取决于追溯码采集情况：已上传成功的只读，上传失败的可以补录追溯码。
出库单	已保存	药房	草稿状态，可编辑、可删除，尚未扣减库存。
出库单	已提交	药房	库存已扣减，不能在原单上改数，需要冲正请走反向单据。
盘点单	待完成	药房	盘点进行中，可继续录入实盘数量。
盘点单	已完成	药房	差异已提交，库存按盘点结果调整，单据统计盘盈盘亏数量与成本、售价。
盘点单	已作废	药房	放弃本次盘点，不调整库存，单据保留可查。

单据类型对照

类别	类型	什么时候用
入库类型	采购入库	向供应商正常进货，按随货同行单录入，会形成采购金额。
	初始化入库	首次上线建期初库存，不计采购，用于账实对齐。
	盘点入库	盘点产生的盘盈部分自动归集，一般由盘点单生成。
	调拨入库	接收其他门店调来的药品，需选择调拨来源。
出库类型	报损	破损、过期、召回报废，必须填写原因。
	退货	退回供应商，按原批号退回。
	调拨	调给其他门店，需选择接收单位。
	盘点	盘点产生的盘亏部分自动归集。

06分步操作

6.1 新建入库单

进入入库管理

路径：药房 → 入库管理，点新建。列表里可以看到历史单据的入库时间、入库单号、供货单位、入库类型、入库状态、入库金额、入库人。
填写单据抬头

选择供货单位、填写供货编号（供应商单据号，选填但建议填）、选择入库类型、入库人与实收人，备注写清随货同行单号。
添加商品

支持按名称或拼音码搜索药品逐条添加，也可以直接扫码。中药饮片在中药管理里维护，入库同样走入库管理。

6.2 扫码入库

扫描药品追溯码 / 商品条码

光标停在扫码框，用扫码枪扫描。系统会解析码里的批号、生产日期、有效期并自动填入，同时匹配对应的药品档案。
确认包装一致

如果扫的码与所选药品的包装不一致，系统会提示「已取消添加：追溯码包装与所选药品档案不一致，请重新选择对应包装的档案」。此时不要强行添加，先确认是拆零装还是整盒装。
核对数量并继续

同一批号连续扫码会累加数量，不同批号自动新增一行。扫错的行可以直接删除，不会影响已保存的其他行。

6.3 保存草稿与提交

先保存草稿

点数过程中随时点保存，提示「保存草稿成功」并回填正式入库单号，之后可以继续补录。草稿状态不影响库存。
提交入库

核对品种、数量、批号、效期无误后提交，库存正式入账。若追溯码有采集失败，会提示「部分追溯码采集失败」，可在提交后补录。
打印并签字

打印入库单，与随货同行单、发票一起归档，作为购进验收台账的依据。

注意提交前一定核对批号与有效期。批号错了会影响追溯与发药扣批次；效期错了会让近效期预警失真，严重时会把过期药发给患者。

6.4 出库

选择出库类型

路径：药房 → 出库管理，新建时先选类型：报损、退货、调拨、盘点。类型决定后续是否填写原因或接收单位。
选择批次

同一药品有多个批号时，系统按批号列出可用库存，优先选择近效期批次。数量超过该批次可用库存时会提示「出库数量超过当前批次可用库存（含本单其他行）」。
提交出库

核对出库人、接收单位、品种与数量后提交，成功提示「出库成功」或「出库单已更新」。已提交的出库单会立即扣减库存。

6.5 盘点

新建盘点单

路径：药房 → 盘点管理，点新建，选择盘点类型与盘点方式。需要按品类或货架分批盘时，可分批建单。
录入实盘数量

系统带出账面数量，逐项录入实盘数量。盘点过程中单据状态为待完成，可以随时保存继续。
查看差异

系统自动计算盘盈盘亏的数量、成本金额与售价金额。差异较大的品种建议复盘一次再提交，避免一次性把差错固化。
提交盘点

确认后提交，提示「盘库完成」，库存按实盘数调整，单据状态变为已完成。盘点产生的盘盈盘亏会归集到入库/出库的盘点类型，报表可查。

提示建议每月固定一天做全盘，日常只做重点品种抽盘。盘点前先把当天的入库、出库、发药都处理完，否则盘点结果会把在途单据算成差异。

6.6 库存预警与近效期

看库存预警

路径：统计报表 → 药品库存 / 中药库存。低于库存配置里设置的下限时进入预警，按品类分别计算。
看近效期

效期预警默认提前 6 个月。近效期品种可在药房台账 → 近效期药品登记登记并打印，也可在库存查询里按效期排序。
处理过期药品

过期药品不能再发给患者，走报损出库并登记近效期台账，保留销毁记录。

6.7 药房法定台账

路径：药房 → 药房台账。台账按监管要求分五个页签登记，都可以打印签字后归档：

台账	登记内容
药品购进验收	按每次进货登记供货单位、批号、数量、验收结论与验收人。
医疗器械购进验收	器械类进货单独登记，与药品分开归档。
药品养护记录	按周期登记养护情况，如温湿度、外观、包装检查结果。
近效期药品登记	登记近效期品种的批号、效期、数量与处理措施。
中药装斗记录	中药饮片装斗登记，记录品种、批号、装斗人与时间。

07数量与金额口径

项目	口径
库存最小单位	按「药品 + 批号 + 有效期」记账。同一药品不同批号是两条库存，不能互相替代。
库存数量	入库增加、出库与处方发药减少、盘点按实盘调整。开启无库存销售后允许为负数。
库存成本	按入库时的进价累计，报损与盘点差异都按成本口径计算金额。
库存售价金额	按药品档案售价计算，用于看库存占用资金与潜在销售额。
盘盈盘亏	分别记录数量、成本金额与售价金额，盘盈为增加，盘亏为减少。
负库存冲正	开启无库存销售后，后续入库会优先冲抵负库存，账面自动回到正常区间。

说明库存对不上时，先看出入库明细（统计报表 → 出入库明细），按品种逐笔还原变动，再判断是单据错、发药错还是实物丢。不要直接改库存数字。

08常见问题

Q入库单提交后才发现批号或数量填错了？

已提交的入库单会立即入账，不能直接改数。请按相反方向做一笔出库（类型选退货或报损）冲掉错误，再重新做一笔正确的入库，并在备注写清冲正原因。

Q扫码提示「追溯码包装与所选药品档案不一致」？

说明扫码药品的包装规格与当前选中档案不匹配，常见于拆零装与整盒装混淆。请先在药品管理里确认该药品的包装设置，再选择对应包装的档案重新扫码。

Q盘点出来的差异能直接改库存吗？

不能直接改。差异要通过盘点单提交，系统会把盘盈盘亏归集到盘点类型的入库与出库，并留下操作人与时间，这样账实差异才有据可查。

Q库存出现负数怎么办？

负数通常是先发药后补入库，或开启了无库存销售。先核对对应批次的入库单是否已提交，再补做入库冲正。若长期为负，建议做一次专项盘点。

Q药品改名、换规格会影响已有库存吗？

会。药品档案是库存的挂载点，改规格或包装会让新旧数据口径不一致。建议停用旧档案、新建新档案，并把旧档案的剩余库存走报损或调拨处理，不要在原档案上改规格。

Q同一药品有多个批号，发药时怎么选？

默认按近效期优先扣减。若开启「按追溯码扣批次」，已采集追溯码的药品会按追溯码所属批次扣减，未采集的部分仍按近效期优先。

Q过期药品怎么处理？

先做报损出库，原因写「过期报废」，同时在药房台账的近效期药品登记里记录，保留销毁或退回供应商的凭证。不要继续留在可用库存里。

Q停用的药品，库存怎么处理？

停用只影响开方与发药时能否选到，不会自动清库存。停用前请先处理完剩余库存，或保留库存用于退货与报损，避免长期挂账。

Q手机端能做入库、出库、盘点吗？

手机端可查看单据与库存、查询近效期，录入与提交仍在电脑端。盘点、扫码入库这类需要连续扫码与大批量录入的操作，建议在电脑端完成。

Q追溯码采集失败会影响入库吗？

不影响入库本身，但会影响后续追溯码上传与批次对应。提交后可在单据里补录失败的追溯码，补录完成后统一上报到码上放心平台。

09上线检查清单

药品档案已核对：名称、规格、包装、单位、进价、售价与实物一致。

供应商档案已按供货单位全称建立，常用供应商都能选到。

库存配置已按机构实际设置预警数量与效期预警天数，改动项已二次确认。

期初库存已用初始化入库建好，盘点一次确认账实一致。

已用一笔采购入库走完：建档 → 录入 → 扫码 → 保存草稿 → 提交 → 打印。

已用一笔出库走完：选批次 → 提交 → 库存扣减 → 报表可见。

已做一次小范围盘点：录入实盘 → 查看差异 → 提交 → 盘库完成。

五个台账页签都能登记并打印，签字流程已告知药房。

已告知药房：提交后的单据不能改数，冲正一律用反向单据。